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MOCIÓN DE
MODIFICACIONES
A
LOS REGLAMENTOS DE LOS CONGRESOS PANAMERICANOS
PROPUESTAS EN BRASIL 2006
PROPOSED AMENDMENTS
TO THE RULES AND REGULATIONS OF THE
PAN AMERICAN CONGRESS APPROVED IN BRAZIL 2006
Benjamín Macias
y Antonio De la Cruz
REGLAMENTO
REGULATIONS
(Aprobados por la Asamblea General
en San Francisco, California, julio 2002)
(Approved by the
General Assembly in San Francisco, California, July 2002)
I. Introducción
La Asociación Panamericana de Otorrinolaringología
Cirugía de Cabeza y cuello (Asociación Panamericana de ORL-CCC)
fue fundada en Chicago, E.U.A. en 1946 por un grupo
internacional de otorrinolaringólogos del continente americano
quienes vieron la necesidad de un intercambio científico y
social entre los especialistas de América. Ésta organización ha
sido en extremo exitosa y ha cubierto todas las metas y
aspiraciones de los padres que la fundaron. Desde el comienzo se
ha realizado un Congreso de la Asociación (Congreso
Panamericano) cada 2 años, con la excepción de Lima, Perú
congreso en 1971 que tuvo que ser pospuesto un año debido a un
devastador terremoto.
El propósito de éste documento es proveer reglamentos para
ayudar al país anfitrión que conduce el próximo congreso
Panamericano.
I. Introduction
The Pan American
Association of Otorhinolaryngology-Head and Neck Surgery (Pan
American Association of ORL-HNS) was founded in Chicago, U.S.A.
in 1946 by an international group of Western Hemisphere
otolaryngologists who saw the need for scientific and social
exchange among the specialists of the three Americas.
This organization has been extremely successful and has
fulfilled the goals and aspirations of the founding fathers.
Since its inception, a Congress of the Association (Pan
American Congress) has been held every 2 years, with the
exception of the Lima, Peru Congress held in 1971 which had to
be postponed one year because of a devastating earthquake.
The purpose of
this document is to provide rules and regulations which will
assist the Host Country conducting the Pan American Congress (Congress
of the Pan American Association of ORL-HNS).
The Congress is held every two years on an even calendar year.
II. Reglas Generales
Estos reglamentos fueron aprobados por la Asamblea General
llevada a cabo el 6 de noviembre de 1992 en Disney World,
Orlando Florida durante el XXIII Congreso Panamericano.
II. General
Rules
These rules and
regulations were approved by the General Assembly held on
Friday, November 6, 1992, Disney World, Orlando Florida, during
the XXIII Pan American Congress.
Artículo 1
En acuerdo con el artículo 6 de la constitución y las Leyes de
la Asociación Panamericana de ORL-HNS,
reescritos en Noviembre 1992, La Asamblea General
elige por votación democrática, al siguiente país anfitrión para
el Congreso Panamericano a celebrarse en 4 años. La mayoría de
los votos de los miembros presentes en
la Asamblea General es requerido. El
presidente, el lugar y la fecha aproximada del siguiente
congreso, debe ser elegido durante la junta de la Asamblea General.
Debe ser privilegio y obligación del presidente de cada congreso
elegir a los otros miembros del Comité Organizador.
Article 1
In accordance
with Article 6 of the Constitution and By-Laws of the Pan
American Association of ORL-HNS, rewritten in November, 1992,
the General Assembly of the Membership shall have the power to
elect, by a democratic vote, the Host Country of the next Pan
American Congress. A simple majority vote of
those members present at the General Assembly is required.
The President, the place and approximate date of the next
Congress are to be selected at the time of the General Assembly
meeting. It shall be the duty of the
President of each Congress to appoint other members of the
Organizing Committee.
Artículo 2
La propuesta y la aplicación para celebrar el siguiente
Congreso debe ser entregada a la Secretaría General
por escrito un mes antes del primer día del Congreso
Panamericano, donde la selección será realizada por los miembros
de la Asamblea General.
Ofertas oficiales de los distintos países interesados en
ser anfitriones del Congreso Panamericano deben ser avaladas por
una autorización apropiada y apoyo de las autoridades
gubernamentales y de las sociedades nacionales de
otorrinolaringología. El soporte financiero de dichas
instituciones no es obligatorio, sin embargo deseable. Las
aplicaciones deben contener una propuesta de país, ciudad, hotel
o centro de convenciones, programa turístico y un
presupuesto preliminar.
Article 2
Application and
proposal for the next Congress must be submitted to the General
Secretary in writing no later than one month prior to the first
day of the published date of the Pan American Congress where the
selection is going to be made by the members of the General
Assembly. Official bids from countries
interested in sponsoring the Pan American Congress shall be
supported by appropriate authorization and support from
governmental authorities and otorhinolaryngological societies.
Financial support from such institutions is not mandatory,
although desirable. All bids shall contain
information on the proposed site, city, hotel or convention
center, and a preliminary budget.
Artículo 3
La selección del país anfitrión electo para organizar el
Congreso Panamericano debe de ser hecha con cuatro años de
anticipación.
Article 3
The selection of
a Host Country-Elect to organize and conduct the Pan American
Congress four years hence may be done if applications and
proposals are submitted to the Secretary General.
Artículo 4
Es responsabilidad del Comité Organizador del Congreso
Panamericano llevar a cabo un Congreso de alta calidad por una
agencia especializada en congresos internacionales respetando la
tradición, reglas y regulaciones de
la Asociación Panamericana de ORL-CCC.
El Congreso debe de promover los salones adecuados para el
trabajo de las Juntas:
1) Junta del Comité Ejecutivo, desayuno el primer día del
Congreso
2) Desayuno del Consejo de ex presidentes el segundo día
3) Junta del Consejo Gobernante, almuerzo el segundo día
4) Salón de reunión para la Asamblea General
el tercer día del Congreso
En caso de haber problemas de fuerza
mayor como desequilibrio político severo, actos de Dios y
Guerra, el comité organizador local puede decidir que no puede
hacerlo en forma adecuada, debe cancelar el evento previa
comunicación inmediata vía teléfono, email o Fax, con la Secretaría General,
para poder desarrollar planes de contingencia. El País anfitrión
electo puede aceptar o rechazar la anticipación de su congreso.
Para mantener continuidad en caso de que el país anfitrión
electo decida declinar la realización del evento, el
Comité Ejecutivo debe de hacer el esfuerzo por encontrar otro
País anfitrión, fijar la fecha y el lugar para el congreso. El
país alterno debe ser electo por el Consejo Gobernante con la
aprobación mayoría del total de votos, colectados por correo
electrónico, teléfono o Fax.
Article 4
It is the
responsibility of the members of the Organizing Committee of the
Pan American Congress of the Host Country, to organize a high
quality meeting in accordance with tradition, rules and
regulations of the Pan American Association of ORL-HNS.
The Congress
Hill provides the adequate meeting space for the work of the
following meetings:
1) The Executive
Committee meeting will include breakfast the first day of the
Congress,
2) The Governing
Council meeting will include lunch the first day of the Congress,
3) The General
Assembly meeting space the second day of the Congress.
In case of
forces beyond control, such as severe political upheavals, acts
of God and war, the local Organizing Committee may decide to
cancel the event to be held in the approved country.
Immediate communication, by telephone, email or FAX, with
the office of the Secretary General, is necessary in order to
develop contingency plans. The Host Country-Elect
shall have the right of first refusal. If the Host Country Elect
declines to assume the realization of the event, then the
Executive Committee shall make every effort to find an alternate
Host Country with selected place and date of the Congress.
The alternate country shall be elected by the available
members of the Governing Council with the approval of a majority
of the total votes, collected by email ballot, or FAX.
Artículo 5
Los idiomas oficiales del Congreso deben ser Español, Inglés y
Portugués. El Comité Organizador debe de hacer el esfuerzo para
tener traducciones simultáneas durante las presentaciones de los
trabajos científicos. La traducción comprende Inglés-Español,
Español- Inglés. Portugués no debe de ser incluido en las
traducciones simultáneas pues es similar al español.
Article 5
The official
languages of the Congress shall be Spanish, English and
Portuguese. The Organizing Committee shall
try to have simultaneous translation during the presentation of
scientific papers.
Artículo 6
El Comité Organizador del Congreso debe asumir enteramente la
responsabilidad financiera tanto de la planeación como de la
ejecución del Congreso. El Comité Organizador del Congreso debe
entregar un “compromiso financiero” por escrito a la Secretaría General de la Asociación Panamericana
de ORL-HNS, al mismo tiempo que hace entrega de la aplicación.
Antes de la selección de la sede del Congreso Panamericano por
la Asamblea General. Éste compromiso. Onsiste
en pagar el 10% de las cuotas de registro, el 10% de todas las
cuotas de la exposición comercial. Esto representa el 10% del
grueso de los recibos. Estos fondos deben transferidos en
dólares al Tesorero General de la Asociación Panamericana,
el segundo día del Congreso Panamericano.
Esto representa recursos para la tesorería general para el buen
funcionamiento y soporte de los diferentes programas de la Asociación Panamericana
de ORL-CCC. Un país organizador sin éste “compromiso”
financiero” no podrá llevar a cabo el Congreso. Éste soporte es
esencial debido al hecho de que la tesorería es descentralizada.
Cada país colecta pagos y soporta el capitulo nacional de la
sociedad separadamente, sin transferir ningún fondo a la Tesorería General.
En caso de necesitarlo, el país electo para la realización del
Congreso puede pedir a la Asociación Panamericana
de ORL-CCC por medio del presidente electo del congreso, al
Secretario General y al Tesorero General un préstamo de
dinero hasta 10,000 US dólares para comenzar un fondo para la
organización del Congreso. No es un préstamo con interés. Esa
suma de dinero puede ser sólo enviada al Comité Organizador con
un pagaré realizado por el Tesorero General por determinado
tiempo. La cantidad prestada para comenzar el fondo, debe ser
pagada el segundo día del Congreso realizado en el país
anfitrión y completamente independiente y arriba del 10% del
compromiso financiero citado con anterioridad.
Article 6
The organizing
Committee of the Congress shall assume the entire financial
responsibility for its planning and execution.
The organizing Committee of the Congress must make a
financial commitment in writing to the office of the Secretary
General of the Pan American Association of ORL-HNS, at the time
of submission of the application, prior to selection by the
General Assembly of the Pan American Congress.
This commitment, with the application of the Host Country
for the next Congress, is sent to the office of the Secretary
General. It consists of 10% of all the
registration fees, as well as 10% of all fees from
technical-commercial exhibitors. This
represents 10% of gross receipts. These funds
must be delivered in U.S.A. dollars to the Treasurer General of
the Pan American Association, on the second day of the Pan
American Congress. This financial commitment
is binding. It represents resources for the
general treasury dedicated to the good running, welfare and
support of different programs of the Pan American Association of
ORL-HNS. A Host Country without this
financial commitment cannot organize and hold the Pan American
Congress. This support is essential,
especially due to the fact that the treasury is decentralized.
Each country collects dues and supports the national
chapter of the society separately, without transfer of any funds
to the Treasurer General. The Panamerican Association may
provide the President of the organizing committee an interest
free loan of up to 10,000 US dollars, prior to the Congress.
This loan is to be reimbursed on the second day of the Congress
with the remaining fees noted above.
Artículo 7
El Comité Organizador del Congreso debe nominar al Director (Chairman)
y a los miembros del Comité Científico quienes tendrán la
responsabilidad de planear el programa científico, elegir los
temas a tratar, el panel de miembros a participar en las
sesiones y Simposios, y designar el tiempo adecuado para las
presentaciones de los trabajos contribuyentes. El Congreso debe
ser antecedido por un día para realizar el curso del
Pre-Congreso de actualización. Preferentemente el curso del
Pre-Congreso debe ser realizado en Sábado o Domingo. La
ceremonia inaugural debe ser llevada a cabo en la tarde del día
del curso del Pre-Congreso, y los programas científicos y
sociales deben ser conducidos en los próximos 3 días. El
Congreso y el curso del Pre-Congreso no deben de durar más de un
total de cuatro días. El comité Científico debe ser responsable
de organizar las sesiones diarias de las presentaciones en
televisión científica, CD-Rom, DVD o videos, las cuales deben
ser presentadas diariamente junto con otras sesiones
científicas. Se realizará un intento de cubrir todos los
aspectos contemporáneos de otorrinolaringología y cirugía de
cabeza y cuello. Se debe de publicar una lista con todos los
videos que van a ser presentados, incluyendo fecha, hora y
lenguaje en la que serán presentados. Es responsabilidad del
país organizador, asignar un individuo que ayude durante el
Congreso al Secretario General en hacer
1) Lista final de congresistas inscritos con nombre, dirección y
dirección de correo electrónico para la Secretaria General
y los representantes de cada país,
2) Recoger los materiales educativos descritos,
3) Escribir y distribuir las actas del Comité Ejecutivo, Consejo
de Gobierno, y
la Asamblea General.
Article 7
The Organizing
Committee of the Congress shall nominate the Chairman and
members of the Scientific Committee who shall have the
responsibility to plan the scientific program, choose topics,
panel members of plenary sessions and Symposia, and designate
adequate time for presentation of contributed papers.
The Congress may be preceded by one day of Pre-Congress
courses. Preferably, the Pre-Congress courses
should be held on a Saturday and Sunday. The
opening ceremony should be held in the evening of the day of
Pre-Congress courses, and the scientific and social programs
should be conducted in the following three days. The Congress
and the Pre-Congress courses should not last more than a total
of four (4) days. The Scientific Committee
shall be responsible for organizing daily sessions of scientific
television, CD-Rom, DVD or videotape presentations which should
run daily with other scientific sessions. An
attempt will be made to cover all aspects of contemporary
otolaryngology-head and neck surgery. A
published list of video and presentations including the date,
time and language of narration shall be included in the final
program. It is the host Congress’ responsibility to assign an
individual to assist the Association and the office of the
Secretary General to gather:
1) The final
list of names, addresses, emails of the registrants,
2) Educational
materials as noted below
3) Compilation
and distribution of the minutes for the executive committee,
governing council, and general assembly. A copy of the final
registrant list will also be provided to the country
representatives.
III. Organización y Promoción del Congreso Panamericano
Artículo 8
Solo un cirujano
otorrinolaringólogo-cabeza y cuello o un profesionista en la
salud que haya pagado su cuota de registro al Congreso y este al
corriente con la cuota de la Asociación,
se le permite entregar un abstracto o resumen para la
presentación de un trabajo o video durante el congreso. El
Comité Organizador tiene la autoridad final en la selección de
los trabajos para la inclusión de éstos en el programa
científico.
Article 8
An
otorhinolaryngologist-head and neck surgeon or allied health
professional who has already paid his/her registration for the
Congress shall be permitted to submit an abstract for
presentation during the sessions. The
Organizing Committee shall have the final authority in the
selection of the papers for inclusion in the scientific program.
Artículo 9
Es responsabilidad del Comité Organizador publicitar y promover
el Congreso entre los cirujanos otorrinolaringólogos y los
profesionistas de la salud del continente americano. Un
panfleto preliminar debe ser enviado ya sea vía mail o por
Internet un año antes al Congreso. El panfleto final debe ser
enviado vía mail o Internet seis meses antes del Congreso. La Asociación ayudara a
promover la participación de los especialistas Norteamericanos,
comprando la lista de las direcciones de los miembros de la Academia (AAOHNS) y
enviando cartas de invitación al congreso, por del Presidente y
el Secretario General. Otros métodos creativos para enviar
el panfleto son aceptados, mientras que los panfletos sean
entregados a tiempo al destino final. El panfleto final debe
incluir la siguiente información:
Invitación firmada por el presidente, Secretario General y
Tesorero del Congreso;
Lista del Comité Ejecutivo y de los representantes de cada país
de
la Asociación Panamericana de ORL-CCC;
Información general la cual debe incluir: lugar y la fecha
del Congreso, Información acerca del, clima y rangos de
temperatura, transportes, atracciones turísticas, etc.;
Cuotas de registro divididas en las siguientes categorías:
Cirujanos otorrinolaringólogos de cabeza y cuello.
Residentes ( con carta del jefe de servicio)
Aliados profesionistas de la salud
Esposas, acompañantes y miembros de la familia
Otros médicos
Las cuotas de registro del Pre-Congreso deben estar en listadas
de acuerdo a cada categoría. Miembros de la Asociación Panamericana
de ORL-CCC, tienen derecho a un descuento del 10% en las cuotas
de registro, si presentan evidencia de que están al día en el
pago de las anualidades a la Panamericana un sus
países respectivos. Los no-otorrinolaringólogos invitados a
presentar los cursos Pre-Congreso no deben de pagar cuota de
registro. Esto es en reconocimiento a especialistas de otras
disciplinas por su tiempo y contribución Congreso;
Reglas acerca de la cancelación del registro con su
correspondiente cargo y última fecha de reembolso;
Destacar principalmente a los participantes del congreso y a
quienes presentaran trabajos científicos durante la reunión, que
deben pagar las cuotas adicionales de registro del Pre-Congreso.
Los trabajos científicos serán aceptados solo si por lo menos
uno de los autores haya ya pagado su registro.
La Asociación Panamericana ni el Congreso pagan
los gastos de los participantes del programa científico, y a
discreción del Comité Organizador a invitados de honor o
médicos-cirujanos de otras especialidades. Transportación,
alojamiento y gastos de comida para el Presidente y Secretario
General de la Asociación Panamericana
de ORL-CCC deben de ser proveídos por el Congreso, y no
debe de ser incluido como parte de las cuotas y repago de
préstamos, claramente mencionado en el artículo 6 de este
documento. Todo programa participante en el área de
Otorrinolaringología y cirugía de Cabeza y cuello debe pagar
cuotas de registro;
Información de hospedaje debe ser detallada, hoteles de lujo,
primera clase, moderada y menos caros deben estar disponibles.
Es responsabilidad del Comité Organizador firmar contratos con
los diferentes hoteles garantizando las tarifas durante el
tiempo del Congreso, estas tarifas deben ser publicadas al final
del panfleto que será enviado en el segundo mail no después de
seis meses antes del Congreso. Un tercer mail debe ser realizado
a discreción del Comité Organizador. Confirmación de las tarifas
de hospedaje son requeridas para garantizar las reservaciones
del hotel y las tarifas deben ser garantizadas por medio de
tarjetas de crédito, si aplica en el país anfitrión. Las tarifas
de confirmación deben ser aplicadas como crédito contra la
cuenta final del hotel;
Información acerca de los camiones para la transportación;
Información de acuerdo a las visas y requerimientos de aduana.
Esto sirve como recordatorio para los registrados para contactar
a sus embajadas o consulados para los requerimientos de cada
país en específico;
Información de las aerolíneas o de las agencias de viaje;
Servicios especiales tales como: emergencias médicas, servicio
de bancos, casas de cambio si aplica. También información
oficial de agencias de renta de coches;
El programa científico y social, en resumen, debe de incluir
fechas, tiempos y tópicos en general al igual que eventos
sociales. Los simposios simultáneos (3 o 4 diarios a discreción
del Comité científico) deben de estar enlistados separadamente
incluyendo fecha, duración, tema, Moderador secretario y
miembros del presídium. El Comité del programa científico debe
de realizar todo los esfuerzos para finalizar la lista de
participantes de todas las sesiones, simposios meses antes del
Congreso Panamericano para así permitir que esta información sea
impresa en el panfleto final. Se debe de hacer un llamado para
la entrega de los trabajos y otras presentaciones, como
videos, exhibiciones científicas, presentaciones en posters
películas, mostrando las reglas y regulaciones y mandado como
parte final del panfleto. Una hoja separada que contenga los
abstractos o resúmenes de todos los trabajos y presentaciones
enlistadas anteriormente que serán presentadas durante el
Congreso deben de incluirse en el panfleto. Ésta hoja debe ser;
enviada en disquete o por email, para ser usado en el libro de
abstractos, que será entregada en el Congreso;
Los abstractos con las cuotas de registro de por lo menos un
autor deben ser enviado a la Secretaria General
del Congreso Panamericano, 90 días antes de la reunión. Los
abstractos deben ser limitados a 125 palabras. A discreción del
Comité de Programas Científicos. Un ejemplo de un abstracto y la
forma adecuada de llenado del formato es:
1) titulo del trabajo científico
2) autores
3) país y afiliaciones con universidades o instituciones
4) resumen del trabajo, debe de ser incluido en el
panfleto final;
El programa social para las esposas o acompañantes; programa
social de la tarde, tours post-Congreso, etc. deben de ser
enlistadas a detalle;
Un mapa del hotel mostrando la proximidad del lugar de la
convención es útil, al igual que la lista de tarifas , que debe
incluir los precios de los cuartos simple, doble y suites;
Reconocimientos, soporte financiero y una lista de los
presentadores técnico-comerciales deben de estar también
incluidas en el panfleto;
La lista de participantes, pre registrado debe ser impresa e
incluida en el paquete final que se entrega durante el Congreso.
Nombres, direcciones, dirección de email, teléfono y número de
Faz deben de ser incluidos (clave del país, código postal y
número). Una lista final similar pero de los participantes
registrados;
Si es posible, un boletín diario es deseable para resaltar
las actividades o personas del Congreso;
El panfleto final debe ser impreso o puesto en la página web del
Congreso en Ingles y en español. Preferiblemente, realizar dos
boletines separados en cada uno de los idiomas mencionados.
Article 9
It is the
responsibility of the Organizing Committee to publicize and
promote the Congress among otolaryngologists-head and neck
surgeons and allied health professionals in the Western
Hemisphere. A preliminary brochure should be
sent by internet one year prior to the Congress.
The final Pre-Congress brochure should be sent internet
six months prior to the Congress. The Association will help
promote participation form North American otolaryngologists by
purchasing AAOHNS address lists, and sending reminder letters
from office of the President and Secretary General.
Other creative methods of delivery of the brochures are
acceptable, as long as the brochures arrive on schedule, at the
final destination. The final brochure should
include the following information:
Invitation
address signed by the President, Secretary General, and
Treasurer of the Congress;
A roster of the
Executive Committee and the Representants of each country
of the Pan American Association of ORL-HNS
General
information which should include the date and city of the
Congress, information about the venue, climate and temperature
range, etc.;
Registration
fees divided in the following categories.
Otolaryngologist-head and neck surgeons;
Residents (with
a letter from Chief of Service);
Allied health
professionals;
Spouses and
companions, family members;
All other
physicians.
Pre-Congress
registration fees, as well as on-site, should be listed for each
category. Pan American Association of ORL-HNS
members, not in arrears of paying dues, are entitled to a 10%
discount on the registration fee. NON-otorhinolaryngologists
who are invited to deliver Pre-Congress courses should not pay
registration fees. This is in recognition for
their time and contribution to the Congress.
Rules regarding
notice of registration cancellation with processing charge and
deadline for no refunds;
Special notice
to program participants who will be presenting contributed
scientific papers during the meeting, regarding requirement to
pay Pre-Congress registration fees; program participants will
not be automatically pre-registered by the Congress; scientific
contributed papers will be accepted only if at least one of the
authors is pre-registered and has paid. The
Pan American Association of ORL-HNS or the Pan American Congress
do not pay for any expenses of the program participants, unless
they are invited as guests of honor or participants from other
medical-surgical specialties. Transportation,
lodging and food expenses for the President and Secretary
General of the Pan American Association of ORL-HNS are to be
provided by the Congress, and not to be included as part of fees
and repayment of loans if applicable, clearly spelled out in
Article 6 of this document. Every program
participant in the field of Otolaryngology-Head and Neck Surgery
must pay registration fees;
Information on
housing must be detailed; a choice of deluxe, first class,
moderate and less expensive hotels should be made available.
It is the responsibility of the Organizing Committee to
sign contracts with different hotels guaranteeing rates during
the time of the Congress. Those rates must be
published in the initial brochure which should be
emailed (second mailing) six (6) months prior to the date
of the Congress. A third mailing may be done
at the discretion of the Organizing Committee.
Housing confirmation fees should be required for
guaranteed hotel reservations Hotel
confirmation fees may be guaranteed on credit cards, if
applicable to the Host Country. The
confirmation fee shall be applied as credit against the final
hotel Hill;
Information
regarding shuttle bus transportation;
Information
regarding visas and customs requirements.
This will serve as a reminder for the registrants to contact
embassies or consulates regarding requirements in each specific
country;
Official airline
carrier and/or travel agency information;
Special services
such as: medical emergency, bank services, foreign exchange
facilities, if available. Also, information
on official car rental agency;
The scientific
and social program, in brief, should be included with dates,
times, and general topics and social events.
The plenary and simultaneous symposia sessions (3 or 4 daily at
the discretion of the Scientific Committee) should be listed
separately including date, duration, topic, chairman, secretary,
moderator, and panel members. The Scientific
Program Committee must make every effort to finalize the list of
participants of all plenary sessions, simultaneous symposia 9
months prior to the Pan American Congress, in order to allow
enough time for this information to be printed in the final
brochure. Call for papers and other
presentations, such as TV videotapes, CD DVD, scientific
exhibits, poster presentations and films should be made spelling
out rules and regulations and mailed as part of the final
brochure. A separate sheet for abstracts of
all scientific papers and other presentations listed above to be
presented during the Congress must be included in the final
brochure;
This
sheet should be camera-ready, sent by email, for use in the
composition in the book of abstracts, to be delivered at the
time of the Congress;
Abstracts with
registration fees of at least one author must be mailed to the
General Secretariat of the Pan American Congress no later than
90 days prior to the meeting. The abstracts
should be limited to 125 words. Exceptions
may be made at the sole discretion of the Scientific Program
Committee. An example of an abstract, in a
properly filled-out form with:
1) title of
scientific paper;
2) authors;
3) affiliations
with universities or institutions;
4) summary of
the paper, must be included in the final brochure.
General instructions for submission of abstracts with a
list of key words are illustrated in Appendix A;
Social program
for spouse/companions; evening social program, Post-Congress
tours, etc. should be listed in detail;
A hotel locator
map showing proximity to the convention site is helpful, along
with the hotel list with rates, which should include singles,
doubles, twins, and suites;
Acknowledgements
for grants, financial support, and a list of
technical-commercial exhibitors should also be included in the
brochure;
A list of
participants, pre-registered (category 1 to 5) must be printed
and included in the final package given at the time of the
Congress. Names, addresses, email address,
telephone and FAX numbers are to be included (country code, area
code and number). A final similar list of
on-site registered participants (category 1 to 5) must be
published, no later than the last day of the Congress.
Typed or computer-made list is aceptable;
If at all
possible, a daily bulletin or newsletter is desirable to
highlight Congress activities or people;
The final
brochure must be printed or posted on the Congress website in
English and Spanish. Preferably, two separate
brochures in each of the above languages are to be printed.
Artículo 10
Es obligación del Comité Ejecutivo de la Asociación Panamericana
de ORL-CCC si requerido ayudar al Comité Organizador del país
anfitrión en la selección de los Otorrinolaringólogos y
cirujanos de cabeza y cuello para participar en los simposios y
sesiones del Congreso. El Comité Organizador del Congreso
puede pedir ayuda al Comité Ejecutivo de
la Asociación Panamericana de ORL-CCC en los
diferentes aspectos de la organización del Congreso tanto como
la composición del programa científico. Es deseable que ya sea
el Presidente o el Secretario General de la Asociación Panamericana
haga un viaje al país anfitrión, 12 meses antes de la fecha
programada para el Congreso. Todos los gastos de esta visita
deben ser cubiertos por el Comité Organizador del Congreso
Panamericano.
Article 10
It is the duty
of the Executive Committee of the Pan American Association of
ORL-HNS to help the Organizing Committee of the Host Country in
the selection of prominent otolaryngologists-head and neck
surgeons to be participants in the plenary and simultaneous
symposia sessions. The Executive Committee of
the Pan American Association of ORL-HNS shall cooperate and help
the Organizing Committee in every possible way.
The Organizing Committee of the Pan American Congress
shall seek advice from the Executive Committee of the Pan
American Association of ORL-HNS in the organization of the Pan
American Congress as well as in the composition of the
scientific program. It is desirable that
either the President or the Secretary General of the Pan
American Association of ORL-HNS make a site visit to the Host
Country at least 12 months prior to the date of the Pan American
Congress. All expenses of the site visit are
to be paid by the Organizing Committee of the Pan American
Congress.
Artículo 11
Una copia de TODOS los videos, CDs, DVDs y presentaciones en
power-point durante el Congreso deben ser donados a los
miembros de la Asociación para ser
incluidos en la página web de
la Asociación o en un CD del congreso. El
autor(es) de los videos debe autorizar, por escrito, permiso sin
cargo, para la duplicación de su trabajo.
Article 11
A copy of ALL
videotapes, CD’s, DVD’s, and powerpoint presentations
during the Congress must be donated to the office of the
Secretary General of the Pan American Association of
Otolaryngology-Head and Neck Surgery. A
committee will select the videotapes, which may be duplicated
and distributed to the membership. The author(s)
of the videotape must authorize, in writing, permission free of
charge, allowing for the duplication.
Artículo 12
El Congreso Panamericano es un evento
realizado cada dos años. Bajo ninguna circunstancia, el Comité
Organizador, puede ser celebrar el congreso,
inmediatamente antes o después de cualquier reunión médica de
ORL-CCC, en el mismo año calendario, especialmente
congresos nacionales o regionales de Otorrinolaringología
Cirugía de Cabeza y Cuello.
Article 12
The Pan American
Congress is a unique event held every two (2) years.
Under no circumstances, in agreement with the Organizing
Committee, can it be held concomitantly,on the same calender
year, immediately prior to or after any ORL-HNS medical meeting,
especially Otolaryngology-Head and Neck Surgery national or
regional congresses.
Articulo 13
La Asociación Panamericana podrá apoyar, en nombre
y/o financieramente, cursos o programas de entrenamiento
otorrinolaringológicos, que se consideran en el mejor interés de
sus miembros o en apoyo de su misión de conformidad con el
artículo 2 de los estatutos. Los organizadores locales pueden
incurrir una cuota de 5% sobre los ingresos brutos, incluyendo
los derechos de inscripción, matrícula, y/o apoyo
industrial. En caso de necesitarlo, el país electo para la
realización del curso o programa de entrenamiento, puede pedir a la Asociación Panamericana
de ORL-CCC por medio del presidente electo del congreso, al
Secretario General y al Tesorero General un préstamo de
dinero hasta 5,000 US dólares para comenzar un fondo para la
organización del Congreso. No es un préstamo con interés. Esa
suma de dinero puede ser sólo enviada al Comité Organizador o
director de curso con un pagaré realizado por el Tesorero
General por determinado tiempo. La cantidad prestada para
comenzar el fondo, debe ser pagada el segundo día del curso
realizado en el país anfitrión y completamente independiente y
arriba del 5% del compromiso financiero citado con anterioridad.
Article 13
The Panamerican
Association may support, in name only, and/or financially,
otolaryngology courses, meetings, and/or training programs,
deemed in the best interest of its members or in support of its
mission under Article 2 of the bylaws. The
local organizers will incur a 5% fee on all gross revenues,
including any registration/tuition fees, and/or
industry exhibit funding and/or grant support. The Panamerican
Association may provide the President of the organizing
committee or course director an interest free loan of up to
5,000 US dollars, prior to the Congress. This
loan is to be reinbursed on the second day of the Congress with
the remaining fees noted above.
Artículo 14
Modificaciones, ya sea aumentar o disminuir o cambiar estas
reglas y regulaciones solo puede ser si se entrega una propuesta
al Comité Ejecutivo de
la Asociación Panamericana de ORL-HNS y
aprobada por simple mayoría de
la Comité
de Delegados
Article 14
Modification,
deletions, additions or changes of these rules and regulations
may only be made on proposal submitted to the Executive
Committee of the Pan American Association of ORL-HNS and
approved by simple majority of the Governing Council (Committee
of Delegates).
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